Стань эффективным офисным работником

Прочее Business Lead 30.09.2019
Почему производительность труда двух офисных работников на одной и той же должности отличается? Как повысить собственную эффективность, а значит и профессиональный уровень? Все хотя бы раз задумывались над этими вопросами. И желание поднять свой «КПД» только усиливается, когда объем предстоящей работы несоизмеримо велик по сравнению с имеющимся временем (а такая ситуация скорее норма, чем исключение).

Стань эффективным офисным работником

Для наглядности предлагаем рассмотреть эти вопросы на примере юриста.

Указанные ниже рекомендации вполне универсальны, все они проверены юристами на опыте в должностях от помощника юриста до начальника юридического отдела, в частных и государственных компаниях разных секторов экономики.

Несколько методов повысить эффективность:

1. Занимайтесь своими прямыми обязанностями

Юрист обязан обеспечить правовую поддержку компании, защитить интересы компании в спорах с деловыми партнерами и органами власти. Юрист не должен готовить бухгалтерские балансы, отвечать за архив организации или заказывать канцелярские принадлежности для всего офиса. Это в теории. На практике сотрудник правового отдела зачастую занимаются всем подряд, получает задания не только от своего руководства, но и от других коллег. Поэтому времени на выполнение своих прямых обязанностей у юриста остается мало, уровень правовой поддержки падает. Чтобы предотвратить такую ситуацию нужно внимательно изучить свою должностную инструкцию (1) и аргументированно убедить руководителя, что юрист приносит больше пользы когда выполняет свои прямые обязанности (2).

Перед тем как принять задачу к выполнению подумайте, есть ли в ней неюридическая часть. Если есть, добивайтесь назначения соисполнителей из числа сотрудников других отделов, согласно их зонам ответственности.

Важно наладить взаимодействие с другими подразделениями компании, в том числе с производственными отделами, с финансовой службой и бухгалтерией. Правила взаимодействия должны быть понятными и логичными.

При получении задачи от начальства задавайте вопросы, высказывайте свое мнение о том, как лучше добиться поставленной цели. В худшем случае Ваше предложение не примут, в лучшем – это станет поводом для повышения.

2. Планируйте. Определяйте приоритеты

Юрист часто работает как пожарный, в условиях критической нехватки времени и других ресурсов. В таких условиях без составления перечня задач и выявления самых важных из них не обойтись. Если сами не можете выделить приоритеты, обсудите задачи и сроки их выполнения с руководством – представьте на утверждение Вашу позицию.

Регулярно обновляйте список задач, меняйте приоритеты с учетом новой информации и распоряжений начальства.

Применяйте цвета (например, зеленый, желтый и красный) для обозначения срочности и важности задач из перечня дел.

Из наиболее распространенных компьютерных программ могу порекомендовать для планирования MS Outlook и MS Project. Используйте компьютер и смартфон, синхронизировав события в их календарях. Для наглядности удобно отмечать задачи также на настенном календаре, например, составлять календарь судебных заседаний всего юридического отдела.

3. Используйте типовые формы документов, и автоматизацию

Как думаете, что удобнее для юриста: работать со знакомой ему формой договора или с договором, полученным от контрагента? Ответ очевиден! Удивительно, сколько времени может сэкономить использование типовых форм договоров, доверенностей, уставов, претензий и других документов. Если такие формы документов в компании еще не утверждены, сделайте это. Затем разместите их в электронной форме на общем сервере организации.

Проверка документа, составленного на основании типовой формы, часто состоит лишь в проверке незначительных технических дополнений, которые внес инициатор. Поэтому более серьезный анализ и правки от юриста в таком случае не требуются. Если в типовую форму внесены более существенные изменения, сложность задачи для юриста увеличивается пропорционально.

Полностью перейти к применению типовых форм документов не удастся по причине многообразия правовых отношений и наличия монополистов, которые работают только со своими типовыми формами. Однако этот метод повышения производительности отлично зарекомендовал себя, затраты на подготовку стандартных форм документов окупаются быстро.

Используйте автоматизацию и цифровые сервисы. Следите за появлением новых технологий.

4. Получайте необходимые ресурсы

Ресурсы, которые использует юрист, можно условно разделить на три группы:

  • - материально-технические ресурсы (рабочее помещение, мебель, канцтовары, оргтехника, компьютер, правовые базы данных, литература и т.д.);
  • - сотрудники компании, которые оказывают содействие в работе юриста (секретари, переводчики, водители, курьеры, другой административно-хозяйственный персонал и т.д.);
  • - внешние консультанты.

Первые два ресурса юристу нужны постоянно, третий ресурс - не всегда.

Бывает, что административно-хозяйственная служба компании дает сбой и юрист не получает необходимой поддержки. Никому не интересно, что кончилась бумага или не работает Интернет, – от юриста требуют результат работы. Такая проблема обычно решается или на уровне начальника административно-хозяйственной службы, или на более высоком уровне. В компании, где правильно налажены бизнес-процессы, юрист не работает завхозом или программистом, он занимается только юридическими вопросами (см. выше п. 1 настоящего текста). Добивайтесь полагающихся условий работы и содействия. В организациях с системами обратной связи конструктивная критика дает быстрые результаты. Если в Вашей компании системы управления громоздкие и неэффективные, по мере сил меняйте такое положение дел.

Перед началом нового большого проекта юрист должен правильно оценить объем работы и необходимых ему ресурсов. Сложная и срочная задача часто требует повышенных затрат для ее решения, в том числе привлечения к работе других сотрудников компании или особых условий работы. Когда к выполнению задачи целесообразно привлечь внешних консультантов, юрист обосновывает необходимость этого и сумму расходов на консультационные услуги. Если для выполнения «супер-задачи» вам нужны «супер-ресурсы», обоснуйте это. Будьте убедительны. Руководитель одобрит дополнительные расходы, если поймет, что альтернативы нет.

Для юриста, у которого есть подчиненные, важно помнить: «Кадровый вопрос самый важный! Если у тебя есть трудности в работе, значит ты не решил кадровый вопрос».

5. Выявляйте риски до появления проблем

Появление проблем у компании легче предупредить, чем бороться с их последствиями. У юриста всегда должна быть актуальная и полная информация о положении дел в организации. Это позволит эффективно выявлять и минимизировать риски на начальной стадии. Такую работу нужно проводить постоянно, что сэкономит не только средства компании, но и силы самого юриста в конечном счете. Данные мероприятия позволяют в том числе предотвращать споры с контрагентами и судебные процессы. Выявляйте опасные участки в бизнес-процессах компании и регулярно проверяйте статус дел по контрольным точкам. Еще лучше, если эти мероприятия удастся автоматизировать и/или привлечь к их выполнению сотрудников других отделов компании.

6. Приобретайте новые знания и навыки

Вы не развиваетесь и не растете как специалист? Значит стоите на месте! Одна из лучших привычек это привычка учиться! Учитесь работать с информацией, изучайте иностранные языки, пишите научные статьи, тренируйте память и концентрацию внимания, повышайте скорость реакции и стрессоустойчивость, совершенствуйте ораторские и коммуникативные навыки, участвуйте в семинарах и форумах. Развивайте свой личный бренд (см. статью). У каждого есть предел профессионального роста - Вы уверены, что уже достигли его? Не забывайте, что лучшие соперники для человека это его лень и другие недостатки. Так Вы сегодняшний будете умнее и эффективнее Вас вчерашнего!

7. Заряжайтесь и двигайтесь дальше

Лучший способ достигать высоких результатов в работе это любить свое дело, как бы пафосно это ни звучало. Если Вам интересна профессия юриста, успех придет! Может быть, Вы измените специализацию и несколько мест работы, но успех будет! Не сомневайтесь! При этом не забывайте отвлекаться, переключать внимание на другие занятия. Что кроме работы для Вас важно? Спорт, путешествия, музыка, литература, другие хобби? Кого любите и цените больше всего в своей жизни? Ищите источники энергии и мотивацию! Заряжайтесь. Двигайтесь дальше! Старайтесь мыслить позитивно и чаще улыбайтесь. Работа это часть жизни, а за пределами офиса очень много замечательного!

Каждый использует свой набор приемов для повышения производительности труда. Будем рады, если перечисленные выше рекомендации помогут в Вашей работе!


Мы используем cookie, чтобы предоставить вам наилучшие возможности на нашем сайте. Нажав OK, вы соглашаетесь с нашей политикой использования файлов cookie. OK