Как проанализировать процесс в Process Mining. Чек-лист
1. Выгрузка данных
Выгружаем данные с логами (цифровыми следами) процессов из систем организации. При этом процесс должен быть массовым и достаточно детализированным (процесс из 2х-3х шагов для Process Mining избыточен).
2. Предподготовка данных
Подготавливаем файл(ы) для загрузки в систему Process Mining. Корректируем формат данных для загрузки в систему, удаляем (дозаполняем) строки с отсутствующими данными и т.д. – в соответствии с требованиями выбранной системы Process Mining (далее - Система). Если требования к формату не соблюсти, вероятнее всего, файл(ы) в Систему не загрузится.
3. Загрузка/разметка данных
Если данные разметить с ошибками, то их не будет в Системе или данные будут некорректными.
4. Экспресс-проверка схемы и табличных данных
4.1. Проверяем, соответствует ли полученная схема процесса в Системе ожидаемым результатам.
4.2. Проверяем данные в сводной таблице:
- общее количество кейсов и активностей;
- дата первого и последнего кейса;
- медианная/средняя/максимальная/минимальная продолжительность кейсов.
Если схема и табличные данные в Системе кардинально отличаются от ожидаемых результатов – с высокой вероятностью, были допущены ошибки на предыдущих этапах (см. выше).
Начиная с этого этапа, желательно участие сотрудника(ов), который занимается этим деловым процессом, знает процесс детально. Как показывает практика, для полноценного анализа процесса это обязательное требование.
5. Аномалии, циклы, возвраты,
Ищем аномалии/отклонения/выбросы - особенно если их много (доля в общем количестве кейсов и активностей/операций). Проверяем, есть ли на схеме циклы/возвраты: особое внимание - если кейсы в Системе не соответствуют установленному регламентами процессу.
6. Обязательные этапы
Проверяем, все ли обязательные этапы процесса есть в кейсах (в том числе на схеме в Системе). Например, может быть пропущено обязательное согласование определенного действия(ий).
7. Нарушение сроков
Проверяем, есть ли отклонения от установленных сроков: общий срок процесса и сроки промежуточных этапов.
Для наглядности можно отобразить на схеме процесса медианную продолжительность активностей/этапов/переходов – это может помочь найти «узкие места» процесса.
8. Гипотезы
Формулируем и проверяем гипотезы. В Process Mining гипотеза — это предположение о том, как на самом деле выполняется бизнес-процесс, почему в нем возникают сбои или задержки, и что можно улучшить. Преимущество Process Mining в том, что можно проверить эти гипотезы объективными цифрами, а не догадками или субъективным мнением сотрудников.